Посадова інструкція

21 березня 2016 р.

Посадова інструкція — це організаційно-правовий документ, в якому встановлюються основні завдання, обов'язки, права та відповідальність посадових осіб підприємства в процесі здійснення ними своєї діяльності.

Посадові інструкції чітко визначають вимоги до певних посадових осіб, забезпечують раціональний розподіл обов'язків між працівниками, уможливлюють об'єктивну оцінку діяльності працівника, є нормативним підґрунтям для застосування до них заходів впливу.

Вимоги посадових інструкцій ураховуються при доборі кадрів (прийнятті на роботу), переведенні на іншу роботу, атестації працівників та притягненні їх до дисциплінарної відповідальності в разі невиконання чи неналежного виконання обов'язків, порушення правил внутрішнього трудового розпорядку тощо.

Посадові інструкції повинні відображати повний перелік завдань та обов'язків, повноважень і відповідальності, у разі потреби мати необхідні пояснення, а всі терміни — чіткі визначення.

Посадові інструкції, після їх затвердження керівником підприємства, організації, установи або за дорученням його заступниками, обов'язково доводяться до працівника під розписку. В такий спосіб реалізовуються положення ст. 29 КЗпП України.

Посадові інструкції складаються для працівників усіх посад, що зазначені в штатному розписі. Виняток можуть становити окремі керівники, правове положення яких визначено в Статуті (Положенні) підприємства, установи, організації або відповідного підрозділу, де зазначено основні завдання, обов'язки, права і відповідальність за виконання покладених на них функцій.

Текст посадової інструкції має бути стислим, точним, логічно послідовним і не допускати різних тлумачень. При викладенні тексту слід дотримуватися правил правопису, використовуючи стиль ділового мовлення, прийнятний для службових документів. При цьому має бути забезпечено єдиний підхід до побудови, структури та викладення змісту документа.

Посадова інструкція працівника конкретної посади має враховувати специфіку виконуваних таким працівником трудових функцій, тобто ґрунтуватися на конкретних завданнях та обов'язках, функціях та правах, відповідальності працівників, у тому числі стосовно охорони праці, безпечного ведення робіт і екологічної безпеки, з необхідними роз'ясненнями.

Усі посадові інструкції мають бути взаємопов'язаними і не допускати дублювання в роботі.

Під час складання посадових інструкцій слід використовувати:
  • класифікатор професій;
  • відповідні кваліфікаційні характеристики професій працівників згідно Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників (надалі – ДКХП);
  • локальні нормативні документи підприємства:
    • статут;
    • колективний договір;
    • правила внутрішнього трудового розпорядку.

Якщо зміни, що вносяться до посадових інструкцій, пов’язані зі зміною істотних умов праці (режиму роботи, найменування посади, категорії, суміщення професій тощо), то працівника необхідно повідомити про це не пізніше ніж за два місяці до набрання чинності зазначеними змінами (ст. 32 КЗпП України).

Знову ж таки, роботодавець або інша уповноважена ним особа має ознайомлювати працівника під підпис з його посадовою інструкцією під час прийняття на роботу. Хоча таку процедуру чітко не виписано у законодавстві України, але у ст. 29 КЗпП передбачено, що до початку роботи за укладеним трудовим договором роботодавець, зокрема, зобов’язаний роз’яснити працівникові його права і обов’язки та проінформувати під розписку про умови праці, наявність на робочому місці, де він буде працювати, небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто, та можливі наслідки їх впливу на здоров’я, його права на пільги і компенсації за роботу в таких умовах відповідно до чинного законодавства і колективного договору, а також ознайомити працівника з правилами внутрішнього трудового розпорядку та колективним договором підприємства.

А посадова інструкція і є саме тим документом, в якому визначено конкретні завдання та обов’язки працівника, його права та відповідальність. Ознайомлення працівника з нею під підпис виключить можливі питання при виникненні спору про зміст його трудових функцій, а також під час вирішення трудового спору у зв’язку з порушенням працівником трудових обов’язків.

Посадова інструкця аовинна містити такі розділи:

  1. Загальні положення

    Містить основні дані про посаду, сферу діяльності працівника, найменування структурного підрозділу, де він працює, перелік законодавчих актів, нормативних та інших документів, якими працівник керується у своїй роботі, порядок призначення на посаду звільнення та припинення виконання посадових обов’язків, безпосередню підпорядкованість та наявність підлеглих, порядок заміщення інших працівників на період їхньої тимчасової відсутності (відпустка, навчання, хвороба тощо), а також хто заміщує його. До цього розділу можна ще внести кваліфікаційні вимоги, що висуваються до працівника (рівень освітньої підготовки, рівень кваліфікації, фах, необхідний стаж роботи за фахом), якщо їх не визначено окремим розділом.

  2. Завдання та обов’язки

    Цей розділ характеризує зміст діяльності працівника й включає в себе конкретний перелік завдань, обов’язків і видів робіт, закріплених за працівником щодо напряму його діяльності, викладений у лаконічній формі, починаючи з визначення організаційно-юридичних ознак (керує, організовує, розглядає, забезпечує, контролює, спостерігає , виконує, здійснює, бере участь тощо) та визначає самостійну ділянку роботи для кожного працівника, перелік об’єктів управління або зон обслуговування, закріплених за працівником, а також встановлює правила, норми та технічні вимоги, яких слід дотримуватися під час роботи.

    Зміст завдань та обов’язків має викладатися за ступенем їх важливості та частоти виконання: спочатку наводяться основні, виконання яких займає найбільшу частину робочого часу, потім допоміжні, додаткові та періодичні, що виконуються час від часу. Завдання та обов’язки працівників мають відповідати завданням і функціям підрозділу, де вони працюють і не дублювати обов’язки інших працівників.

  3. Повинен знати

    У цьому розділі має міститися перелік мінімальних вимог до спеціальних знань, умінь, майстерності працівників у відповідності до реальних умов їх діяльності, особливостей устаткування, інструментів, матеріалів тощо, достатніх для якісного виконання покладених на них завдань та обов’язків. До цього розділу належать також вимоги щодо знань законодавчих актів та нормативних документів, необхідних працівнику для виконання своїх посадових обов’язків.

  4. Права

    Визначаються повноваження, делеговані працівникам, за допомогою яких забезпечується виконання покладених на них завдань та обов’язків. Наприклад, вносити пропозиції в межах їх компетенції, отримувати необхідну інформацію від інших працівників, виконувати обов’язки представництва щодо певних питань, узгоджувати проекти документів, брати участь у нарадах, звертатися до керівництва з питань сприяння виконання покладених завдань та обов’язків тощо.

  5. Відповідальність

    Зазначаються критерії оцінки якості та своєчасності виконання завдань, обов’язків і робіт, ступінь персональної відповідальності працівників за невиконання, неякісне або несвоєчасне їх виконання, за спричинення матеріальних збитків та незастосування належних заходів у межах своїх обов’язків і повноважень, порушення правил внутрішнього трудового розпорядку, правил охорони праці, техніки безпеки тощо.

  6. Кваліфікаційні вимоги

    У даному розділі зазначається інформація щодо спеціалізації працівника, його освітньо-кваліфікаційного рівня (магістр, спеціаліст, бакалавр, молодший спеціаліст), професійної підготовки на виробництві та досвіду роботи, а в окремих випадках додаткові особливі вимоги, необхідні для належного виконання покладених на працівника завдань та обов’язків.

  7. Взаємовідносини (зв’язки) за посадою

    Визначається коло основних взаємовідносин працівників під час виконання покладених на них завдань та обов’язків із співробітниками свого або інших структурних підрозділів, а також зі сторонніми підприємствами, організаціями, установами, з якими працівник має службові взаємовідносини, строки отримання та надання взаємної інформації (за наявності), порядок погодження та затвердження відповідних документів тощо.

У розділі зазначається від кого (кому), терміни протягом якого строку та яку інформацію отримує (надає) працівник, з ким спільно готує та погоджує проекти документів, кому і в які терміни надсилає виконану роботу або від кого її отримує, з ким і з яких питань (наприклад, забезпечення матеріальними ресурсами, виконання навантажувально-розвантажувальних робіт, пожежної безпеки) має взаємовідносини.

Необхідно зазначити, що два останні з наведених розділів (тобто щодо кваліфікаційних вимог працівника та взаємовідносин за посадою) не є обов’язковими елементами усіх посадових інструкцій і вносяться до них лише за потреби.

Залежно від нумерації розділів, прийнятої у тій чи іншій посадовій інструкції, послідовно (у стовпчик) за текстом нумерується та наводиться кожна із позицій змісту інформації, що міститься у цих розділах.

Таким чином, кожна із позицій, що входить до посадової інструкції, буде мати притаманний тільки їй номер.

Посадові інструкції складаються у двох примірниках, один з яких зберігається у відділі кадрів, а другий ― у керівників відповідних структурних підрозділів. Працівнику видається під підпис копія посадової інструкції.

Посадові інструкції можуть бути як типовими, так і конкретними (деталізованими).Типові розроблюються для груп працівників, які виконують одну роботу та обіймають однакові посади, а також для однотипних організацій та структурних підрозділів, а деталізовані ― для конкретного працівника, який працює на певному робочому місці та виконує завдання та обов’язки, притаманні тільки його посаді (професії).

Використані джерела:

  • Лист Міністерства праці та соціальної політики України від 03.10.2005 р. № 36-508 «Посадові інструкції працівників»;
  • Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників, затвердженого наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 29 грудня 2004 року № 336 (далі ― ДКХП);
  • Національний класифікатор України ДК 003:2010 «Класифікатор професій», затвердженого наказом Держспоживстандарту України від 28 липня 2010 р. № 327.